Tijdblokken zijn groeperingen van taken die u door uw week, dag, maand of jaar heen uitvoert. Er zijn twee grote gevaren die deze operatie kunnen saboteren ge en meer dan duizend redenen voor u om dit concept toe te passen in uw wekelijkse routine.
Te beginnen met de belangrijkste, namelijk: het groeperen van taken bespaart veel van de tijd die je zou verliezen door afleiding, verlies van focus en meer werk. Didactisch gezegd: de logica achter de tijdsblokken is dezelfde logica die maakt dat je verschillende stukken vuile kleren verzamelt voordat je de kleren gaat wassen. Een paar sokken in de wasmachine stoppen is niet zo minder bewerkelijk als een hele mand neerzetten.
De kosten van voorbereiding en de kosten van aanwezigheid die ontstaan wanneer je om de 5 minuten van focus verandert, zijn meestal hoog. Hoe creatiever en veeleisender de taak, hoe hoger de kosten.
In dit artikel leer je enkele basisrichtlijnen om je tijd, gedurende de week en gedurende de dag, op een goed geoptimaliseerde, productieve en toch super flexibele en veranderbare manier in te delen. Laten we beginnen!
De verkeerde redenen om taken te groeperen
Deze woorden komen uit de mond van iemand met dezelfde verkeerde motieven. Ik heb het dus over een stoel. De eerste kromme en slinkse motivatie die niet in je mooie hoofdje kan komen, is die welke je vertelt dat je je dag moet vullen met nuttige, productieve en proactieve taken.
Je dag beschouwen als een lege emmer die tot de nok toe gevuld moet worden (alsof nietsdoen, slapen, vrije tijd en rust niet verdienstelijk genoeg zijn om je tijd mee bezig te houden) is het slechtst denkbare vooruitzicht. De tijdsblokken maken je productiever, ja.
Zodat u terecht beter kunt slapen, meer tijd kunt doorbrengen met de mensen van wie u houdt, meer series en films kunt zien, meer boeken kunt lezen en, in het algemeen, plezier kunt hebben met alle pracht en praal die u verdient.
Het leven is niet nutteloos en je hoeft niet elke dag van je week tegen de klok te rennen. Als je motivatie vol zit met dingen die je moet doen, komt je perceptie in het gedrang en vergeet je uiteindelijk je blokken rusttijd.
En dit is iets wat ik honderdvijftig procent afkeur.
De tweede, zeer veel voorkomende fout is te denken dat tijdblokken gebonden moeten zijn aan specifieke tijdstippen van de dag. Die goede oude Excel-tabel, waarin in de rechterkolom alle uren van de dag staan, van zes uur ’s ochtends tot middernacht, waarin u precies aangeeft wanneer u elk van uw taakgroepen begint en eindigt – Weet u hoe?
Dat heb ik vaak gedaan. Wat een fundamentele fout, een onbeschofte fout, van mijn kant. Het leven verloopt niet op tijd, mensen. Uw tijdsblokken volgen specifieke gewoonten, gedragingen en contexten van de dag die zich herhalen (lunchtijd, bedtijd, wanneer u thuiskomt van uw werk, tijd dat uw kind naar school gaat) die op verschillende tijdstippen kunnen plaatsvinden.
Het gemiddelde tijdvenster voor een taak is veel realistischer en belangrijker dan het exacte en specifieke tijdstip.
Uw ideale dagindeling
Als je een winkel hebt in Amsterdam of iets online verkoopt, weet je het: het heeft geen zin om voor een enkel product naar het postkantoor te gaan. Het werk en de moeite om het huis te verlaten, de wachtrij te trotseren en al het andere wordt veel draaglijker en geoptimaliseerd als u andere dingen bindt die verzonden moeten worden.
Of, misschien, wanneer u andere taken om op straat te doen op diezelfde reis groepeert. Door soortgelijke taken te groeperen op weekdagen of specifieke perioden van de dag spaar je energie in de juiste mate – niet te veel, niet te veel. De hoeveelheid leven en aandacht die we verliezen door te proberen te multitasken is ongelooflijk.
Antwoord nu, denkend aan uw ideale werkdag (en zich aansluitend bij uw chronotype testresultaat): Wat voor soort taak is voor mij het meest zinvol om ’s ochtends te doen? En na de lunch? Ben ik ’s avonds een productief persoon? Moet ik wachten tot mijn kinderen slapen om te kunnen werken? Of sta ik graag vroeg op, word ik voor iedereen wakker om ’s ochtends vroeg mijn moeilijkste en meest creatieve taken te doen?
Door tijdblokken te creëren, hoeft u niet de hele week door beslissingen te nemen.
Ik heb bijvoorbeeld elke dag ’s ochtends een blok tijd voor creatieve taken. Of het nu gaat om het bestuderen van een diepgaand onderwerp, het bekijken van een online cursus, het schrijven van teksten, het opnemen van video’s, het maken van richtlijnen voor mijn klanten, of het aanpassen van mijn organisatiesysteem, de ochtend is mijn gouden periode van creativiteit – ik zet altijd meer diepgaande en gevoelige taken in deze periode.
Als ik aan mijn tafel ga zitten, nadat ik koffie heb gedronken en mijn ochtendrituelen heb gedaan, heb ik een vrij groot scala aan creatieve taken te doen, maar ik ben niet beperkt tot een specifieke taak, jij wel?
U moet geen data koppelen aan taken die op een bepaalde dag kunnen worden gedaan. Uw tijdsblokken zullen echter uw keuzes om welke taken op een bepaald moment te doen, verminderen. Het is als een Tetris-spel: aan de ene kant uw niveau van energie, aandacht en geduld op dat moment, en aan de andere kant al uw taken.
Je chronotype kennen en de veranderingen in je energie gedurende de dag begrijpen, zijn vaardigheden die je zullen helpen om zo goed mogelijk en met zo min mogelijk pijn te passen.
Denk na over uw ideale dag, rekening houdend met dit alles, en maak flexibele, op tijd gebaseerde blokken van gewoonten.
Zo komt voor mij ’s nachts het blok vrije tijd binnen. Ik heb geleerd dat ik niet tot in de kleine uurtjes kan werken en niet lang, zeven of negen uur per dag, kan werken zonder mijn stemming van de volgende dag in gevaar te brengen. En aangezien ik die luxe heb, gebruik en misbruik ik die.
Mijn blok vrije tijd, rust en sociaal leven begint in de late namiddag wanneer het begint te schemeren. Er is geen juiste tijd voor, en die tijd varieert natuurlijk door de week. Maar de trigger van het donker worden werkt geweldig voor mij. Ik ben een zonnekind: Ik hou van de dag, ik hou van de zon.
Tijdsblokken van week, maand en jaar
Pas deze logica toe op grotere tijdsintervallen en vraag uzelf af: wat zijn de moeilijke taken (die een duik, toewijding en wat meer aandacht vergen) die ik één keer per week kan doen?
Voor mij vallen bijvoorbeeld het programmeren van berichten op sociale netwerken en het schrijven van blogberichten in deze categorie. Je gaat het netwerk binnen, zoekt naar hashtags, maakt foto’s en maakt bijschriften. Als je niet oppast, investeer je hier dagelijks meer dan een uur in.
En hoe relevant sociale netwerken voor mij ook zijn, laten we het rustig aan doen. Het is niet op Instagram dat ik mijn kostbare dagelijkse energie ga storten.
In plaats daarvan maak ik twee vrijdagen van de maand opnamen om twee weken inhoud te plannen – wat betekent dat ik acht opnamen moet maken en acht bijschriften. Als je nadenkt over je tijdblokken die eens per week of een paar keer per maand plaatsvinden, vraag jezelf dan af: Moet deze taak echt op een specifieke dag gebeuren?
De kans is groot dat het antwoord bijna altijd is: nee! Dan kun en moet je jezelf toestaan flexibel te zijn met die datum.
Soms doe ik het op zondag, soms op vrijdag. Hetzelfde geldt voor mijn eigen blog. Ik ben nog aan het experimenteren met deze frequentie, maar ik heb al twee blogposts op één dag geprobeerd, elke week, en twee posts op één dag – waarmee ik de frequentie van dat blok tijd verruim tot twee keer in de maand. Je vakantieweken groeperen, als je zelfstandige bent, is ook een goed idee.
Uw tijdsblokken visueel weergeven
Ik raad aan een vel wit papier te pakken, horizontaal, en zeven kolommen te tekenen – één voor elke dag van de week. Zie uw tijdblokken als richtlijnen en bedenk hoe uw ideale dag eruit zou zien, waarbij u gebruik maakt van alle flexibiliteit die u in uw week kunt hebben.
Bovendien houdt het rekening met zijn vaste terugkerende verplichtingen. Trek horizontaal een lijn, die alle kolommen doorsnijdt, om uw tijd om op te staan af te bakenen. Het kan laat zijn, het kan vroeg zijn. Wat is het eerste blok tijd daarna? Schrijf op wat voor taak je gaat doen nadat je wakker bent geworden en doe dat visueel. Het richtkader van deze week is een ijkpunt – en moet dus altijd in beeld zijn, op een gemakkelijke en gebruikelijke plaats om te kijken.
Het is wat u de parameter zal geven van het type taak dat goed is voor u om te doen in elke periode van de dag. Als u specifieke thema’s hebt voor elke dag van de week (woensdag is de dag van externe vergaderingen, vrijdag is de dag van oplossen op straat en zondagmorgen is het moment om naar de markt te gaan en eten te maken), schrijf dit dan bovenaan de kolom van die dag.
En natuurlijk is het veel belangrijker om te beslissen hoe vaak u dat blok in de week gebruikt (één of twee keer per week naar de markt?) dan de specifieke dag. Onthoud natuurlijk ook dat dit alles experimenteren is.
Het is geen keurslijf. Het is niet iets geschreven in steen.
Voor taakgroepen die slechts een paar keer per maand worden herhaald, raad ik aan een herinnering op je kalender te zetten (ik doe dit met sociale netwerken) en te weten dat de specifieke dag van die taak kan veranderen. Als het die dag niet daadwerkelijk gedaan hoeft te worden, geef jezelf dan de flexibiliteit om je eraan te houden.