Onze organisatie kan eenvoudig zijn. Niet alleen kan, maar moet. Niet alleen moet, maar het zal. Tenminste als je me blijft lezen & de ondeugende tips bestudeert die ik hier op de blog deel. We zitten in 2019 en ik zou gelukkiger kunnen zijn om die ruimte weer in te nemen: achter de computer, met mijn kont comfortabel op de stoel en het intikken van een half dozijn ideeën die de meest oplettende en bereidwillige onder jullie zullen helpen om een heel vloeiend pad, volheid en vervulling te bewandelen in 2019.
Ik geniet er echt, echt, echt van om een heilige ruimte te hebben om jullie langere teksten te schrijven. Ik zal deze blog blijven gebruiken & eren met alle liefde die mij eigen is, maar tegelijkertijd heb ik mooie & intense plannen voor dit nieuwe jaar van mijn blog – en te midden van deze wiskunde moest iets anders een gewicht krijgen en iets minder tijd om er ruimte voor te maken.
Dat doet me trouwens denken aan het eerste wat ik je moet vertellen over hoe je een intuïtieve organisatie creëert en de sleutel van je hoofd begint om te draaien om te beseffen dat organiseren zo’n leuk & licht proces kan zijn als een picknick in het Waterloopbos, Emmeloord, Nederland.
Heronderhandelen is de ziel van het bedrijfsleven
Ik vroeg een andere dag daar op Twitter hoeveel mensen een mooi en uitgelijnd weekoverzicht konden maken. Ik maakte een poll aan en voegde naar eer en geweten de optie “Ik weet niet wat weekoverzicht is. ” Geschokt was ik (niet helemaal gelogen) toen ik zag dat meer dan 50% van de mensen deze optie had aangevinkt.
Maar wat ik eigenlijk wilde weten over die Twitter poll was iets nog eenvoudiger, basaler en menselijker: Heb je wekelijks gegarandeerd tijd voor een afspraakje met jezelf? Behandelt u uw leven (en dus uw levensorganisatie) als het heilige geschenk dat het is?
Een dag en een paar uur per week speciaal hiervoor uittrekken is absoluut essentieel. Ik herhaal in hoofdletters: Absoluut essentieel. Organiseren is immers niets anders dan het ophelderen van je huidige levensdoelen en begrijpen hoe je je ambities, wensen en verantwoordelijkheden in overeenstemming brengt met je beschikbare tijd.
Jezelf organiseren is jezelf afvragen en zo eerlijk mogelijk antwoorden: Wat wil ik vandaag met mijn leven doen?
Je zou verbaasd zijn hoe snel deze reactie kan veranderen. We beslissen de ene dag en veranderen de volgende dag van gedachten. We maken afspraken over een week en worden kort daarna ziek. We plannen een idyllische dag vol mooie projecten en moeten alles in de la leggen als er een prachtige kans of een netelige onvoorziene situatie voor de deur staat.
Voordat u nadenkt over de meest technische en specifieke details van uw organisatie, wil ik dat u minstens twee uur per week opzij zet voor een afspraak met uzelf. In dat geval – kan het elke dag tussen vrijdag en zondag zijn.
Wat voor u het beste werkt, is uiteraard uw beste keuze. De gewoonte creëren – intuïtief, natuurlijk en spontaan – om alle gebruikelijke haast te stoppen en jezelf een stel eerlijke vragen te stellen, is veel meer waard dan duizend Excel-spreadsheets of toepassingen met rigoureuze labels en superstrakke plannen.
Vooral als je jezelf eerder als eerstejaars dan als college-veteraan beschouwt, volg dan mijn advies op: begin klein. Ga elke week met jezelf zitten, pak je favoriete drankje, creëer een mooie, leuke, afleidingsvrije omgeving, en beantwoord die vragen:
Zijn de afspraken die ik vorige week met mezelf maakte nog steeds geldig? Als ik kon doen wat me nu gelukkig zou maken, wat het ook was, wat zou ik dan doen?
Wat zijn de top drie taken die ik volgende week moet doen? Zijn er nog losse eindjes van vorige week die ik moet oplossen? Organisatie is niets anders dan het vermogen om met jezelf te onderhandelen. In het begin is het misschien wat moeizaam, maar het is van mij dat je ermee overweg kunt: het is het zeer waard.
Let op de oren
Wat de ogen niet zien, voelt het hart niet, was dat populaire enigszins macho gezegde. Bewaar sommige situaties, deze zin past perfect bij mijn advies van de dag aan u: Opdat je leven je ware prioriteiten weerspiegelt en je geniet van de tijd die je hebt op deze prachtige Aarde, moet je weten wat er van binnen gebeurt – vanuit je hoofd. Natuurlijk weet ik dat dit een afgrond is die je een wirwar van dingen kan onthullen waarvan je liever niet eens op de hoogte bent.
Ik begrijp je volledig. Onwetendheid is een geschenk, tot op zekere hoogte. Maar denk erover na: je organisatie is ook, als je stopt met analyseren, een weg van emotionele, energetische & spirituele verbinding met jezelf. Het woord “organiseren” is misschien meer praktisch en theoretisch en mentaal en mannelijk, met al die energie van chaos ordenen en alles op zijn plaats zetten, maar het brengt ons ook bij onze behoefte aan zelfbewustzijn, vloeibaarheid en gevoeligheid.
Niemand organiseert wat hij niet ziet of weet dat het bestaat. Zodat je deze twee bewegingen met gemak en gratie kunt maken (begrijpen wat je hart voelt aan de ene kant van de medaille, en tegelijkertijd deze beweging sturen naar een effectieve, georganiseerde en goed geïnformeerde oplossing, uitkomst of initiatief).
Je moet je bewust zijn van deze bewegingen zelf. Dat wil zeggen: ze moeten ergens buiten je hoofd bestaan. Al deze argumenten en theorie om je te laten instemmen met een zeer elementaire en zeer goede tip: heb een betrouwbare inbox en stop daar minstens één keer per dag alles in wat in je hoofd opkomt.
Mindful & sterk & klaar voor het leven zijn is een proces dat eerst leegmaken inhoudt. Niemand kan op originele ideeën komen & zijn plannen uit de la halen & diep ademhalen in een tijd van uitdaging met een geest vol dingen, een gekweld hart en een totaal rommelig leven. Het creëren van een inbox kan zo eenvoudig zijn als het hebben van een notitieboekje alleen daarvoor.
Mijn algemene aanbeveling is dat je, indien mogelijk, minstens drie inboxen hebt. Je WhatsApp is daar bijvoorbeeld één van. Om je tijd te optimaliseren, doe je het volgende: Maak daar een groep aan met twee andere mensen, wie dat ook zijn. Ga vervolgens naar de groepsinstellingen en verwijder deze mensen.
Noem de groep “inbox” of zoiets, en prik die groep bovenaan je conversatielijst. Telkens als iemand je iets vraagt of je leest of hoort iets dat het bewaren waard is, stuur je het bericht door naar je inbox. Bekijk het een paar keer per week.
Uw e-mail is een natuurlijke en intuïtieve inbox. Ik denk niet dat ik hier tips hoef te geven. Als laatste, maar het belangrijkste, heb je een inbox waar je alles kunt ventileren waar je aan denkt, de inzichten & verlichtingen kunt invoeren die gedurende de dag bij je opkwamen.
Noteer de details van je huidige projecten en schrijf alle taken op die je deze hele maand moet doen. Het kan een lijstjes-app zijn, het kan een Word-document zijn, een notitie in Evernote, of een simpel, mooi notitieboekje vol met lijntjes. Het idee is om alles uit je hoofd te halen en vervolgens alles op zijn plaats te zetten.
Denk je aan iets om te kopen op de markt? Speel in de inbox. Heb je bedacht dat je ooit naakt zou willen zwemmen op de Caribische eilanden? Inbox! Denk je aan iets dat je moet kopen voor een bruiloft volgende maand? Inbox! Heb je een idee voor een nieuwe tekst? Inbox
Zie dit portaal als een grote allesomvattende knuffel: het kent geen grenzen en discrimineert niets. Alle informatie die gepaard gaat met een actiewerkwoord (ik moet x doen, op een dag wil ik y hebben) is het opnemen waard.
Perfectie is voorlopig natuurlijk niet aan de orde, maar ga, beetje bij beetje en zo lang als uw geheugen u toelaat, de ideeën noteren die in uw geest opkomen. Trek een moment van de dag uit, of een paar dagen van de week, om deze zaken te bekijken en te beslissen wat ermee te doen.
Waar wil je heen, Alice?
- “Kunt u mij vertellen welke kant ik op moet vanaf hier? ” Vroeg Alice.
- “Het hangt veel af van waar je heen wilt,” zei de Kat.
- “De plaats maakt niet veel uit,” zei Alice.
- “Dan maakt het niet uit welke kant je op gaat,” zei de Kat.
Deze dialoog heeft vele, vele lagen en ik zou nog een hele tekst nodig hebben om alle interessante lessen en gezichtspunten te belichten, maar laten we het rustig aan doen. Het is hier vandaag om die oude universele waarheid te illustreren: Als je niet weet waar je heen wilt, klaag dan niet dat je verdwaald bent.
Dat wil niet zeggen dat je alle spontaniteit en verrassingen in je leven moet wegstrepen.
Natuurlijk niet! Je hoeft het Universum geen gedetailleerde, gesloten set met de exacte coördinaten van je volgende bestemming te sturen. Veel dingen buiten je controle zullen je pad kruisen en je sowieso op onverwachte wegen duwen. Maar je moet wel verbonden zijn met je ware huidige prioriteit.
Je kunt praktisch alles doen, dat is waar, maar je kunt niet alles doen. Veel minder tegelijkertijd. Veel minder met dezelfde hoeveelheid en kwaliteit van aandacht, creativiteit, innovatie en emotionele breedte.
Een heel eenvoudige oefening die ik graag doorgeef aan mijn lezers gaat als volgt: pak een notitieboekje en maak er je prioriteitennotitieboekje van. Andere mensen zouden dit “doelen van de week” noemen, maar ik heb dat woord al enige tijd uit mijn vocabulaire geschrapt (een andere dag werk ik uit waarom). Schrijf op de eerste pagina de datum van vandaag, en daaronder 1 tot 3 maximale prioriteiten voor je huidige leven – geldige prioriteiten voor vandaag.
Schrijf deze prioriteiten zo duidelijk mogelijk op. Wat is het gewenste resultaat dat deze prioriteiten zullen opleveren? Wat zit er achter dit algemene voornemen om “meer aandacht te besteden aan mijn gezondheid? “Wat zal uw specifieke en persoonlijke manier zijn om dat voornemen de komende weken uit te voeren?
Besteed tijd aan werken en praten met jezelf om de gewenste resultaten te identificeren die achter je prioriteiten zitten als ze eerst te abstract zijn. Schrijf onder deze zinnen het voorspelde tijdsvenster op waarin zij uw prioriteiten zullen zijn.
Een week? Twee weken? Een maand? Er is geen goed of fout antwoord, het spijt me u te moeten meedelen. Deze oefening is uw eigen Tetris-spel: na verloop van tijd krijgt u de ochtend over welke prioriteiten het beste passen in welk tijdsvenster.
Als uw prioriteit veel taken en projecten vergt en veel interne ruimte in beslag neemt, kan ze langer dan drie weken duren. Als uw drie prioriteiten kleine taken zijn, klein maar dringend & waardevol voor u, is een week of tien dagen waarschijnlijk voldoende om ze te volbrengen – bekijk dit notitieboekje en doe deze oefening in uw wekelijkse vergadering met uw organisatie.